Собеседование на должность делопроизводителя. Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Подбор делопроизводителя – Кадровый резерв

Собеседование на должность делопроизводителя. Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Делопроизводитель — служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.

Делопроизводитель наиболее часто является работником структурного подразделения канцелярии или административно-хозяйственного обеспечения и осуществляет делопроизводство в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов организации.

В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря как правило совмещены в одном лице. В крупных организациях делопроизводителями работают специалисты, имеющие специальное образование.

В Российской империи

Должность «Делопроизводитель» имелась во всех структурных подразделениях Российской империи[2]. Теперь она имеет наименование — «Начальник отдела».

Состояние рынка труда в г. Москва:

Общее число вакансий Делопроизводитель, открытых работодателями в Москве, ежемесячно составляет порядка 150-200 вакансий

Ознакомиться с уровнем средней заработной платы по данной специальности можно ЗДЕСЬ.

Схема работы по подбору сотрудника Кадровым Агентством КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

  1. Оформите заявку на Подбор персонала.
  2. Руководитель Кадрового Агентства подъедет к Вам для обсуждения деталей заказа и заключения Договора о сотрудничестве.
  3. Если специалист требуется срочно, возможно подписать договор/заявку и скан отправить нам на почту. Мы немедленно приступим к подбору кадров. Далее в процессе совместной работы обменяемся оригиналами документов.
  4. Мы проводим первичные собеседования осуществляем оценку кандидатов, отбираем лучших.
  5. Результат поиска, отбора, оценки соискателей поступают для ознакомления. Вы отбираете заинтересовавшие резюме соискателей и назначаете время проведения собеседования.
  6. Мы организуем встречу кандидата в Вашей компании для оценки потенциала кандидата, принятия решения о профпригодности соискателя и в положительном случае – обсуждения сроков выхода на работу.
  7. На отобранного специалиста проводим проверку рекомендаций по предыдущим местам работы для принятия финального решения.

Если не возникает сложностей, средний срок закрытия вакансии – 5 дней.

В ходе оформления нового сотрудника на работу, Вам потребуется Должностная инструкция.

Возьмите за основу наш образец должностной инструкции сотрудника и адаптируйте ее под свою компанию.

Инструкция делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

(орган юридического лица (учредители); 00.00.00 № 00 лицо, уполномоченное утверждать

делопроизводителя должностную инструкцию)

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00 г.

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать: 4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии. 4.2.

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства. 4.3. Структуру предприятия и его подразделений. 4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5.

Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.6. Основы организации труда. 4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники 4.8. Законодательство о труде. 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.10. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель: 1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. 2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. 3.

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 4. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 5.

Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. 6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 7.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 8.

Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией(начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления. 9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право: 1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.

В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению. 4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3.

За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с

Руководитель структурного подразделения

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00

СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия,инициалы)
00.00.00

С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы)

Популярные материалы этого сайта:

  • Образец резюме по специальностям
  • Образец сопроводительного письма по специальностям
  • Образец рекомендательного письма по специальностям
  • Образец служебной характеристики
  • Образец Джоб оффер
  • Собеседование : Правильные ответы на Кейсы
  • Собеседование : Психологическое тестирование

Приглашаем Вас к сотрудничеству. С уважением, Кадровое Агентство КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Источник: https://hr-agent.ru/services/podbor-personala/spetsialnosti/podbor-deloproizvoditelya/

Вопросы для собеседования на должность секретаря руководителя

Собеседование на должность делопроизводителя. Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Наиболее часто соискателей работы вводит в ступор простейшая просьба — рассказать о себе. На первый взгляд, ничего сложного в этом нет, но почему-то очень часто люди просто теряются. Вот план того, как должен быть составлен правильный рассказ о себе на собеседовании. Пример:

Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Оформление резюме – особый вопрос.

Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст.

Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы

Еще надо уточнить, что зачастую барышни и сами врать не умеют и не любят, а при таких двух нас у них это еще и не получается.

Вот и выходит, что когда слышим про «все кругом дураки, одна я умная», сразу понимаем, что либо самооценка завышена (собственных ошибок не видит и не признает, а, значит, и развиваться в профессии не сможет), либо врет.

Так некоторые врут про жилье, про собственную значимость на предыдущем месте работы и про всякое такое разное. А мне так лучше когда грустно, некрасиво, но честно. Есть только один пункт, где врать можно и даже нужно. Про бывшее руководство. На деловом языке такое называется — лояльность.

Лучше на вопрос «Почему ушли с предыдущего места работы?» сказать, что зарплатные или функциональные ожидания не оправдались. То есть денег меньше заплатили или случилось заниматься не тем, на что приходили и тп. И все. А про то, кто плохой, а кто хороший — это не нам с вами судить.

Как я собеседую секретарей

Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.

Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера

  1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники».

    Вам нравится там работать?

  2. Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
  3. Можете ли Вы рассказать о ситуации, когда Вам пришлось делать несколько дел одновременно?
  4. Один из младших секретарей в приемной – мужчина, и он старше Вас. Как Вы думаете, не будет ли у Вас проблем из-за того, что Вы станете его начальником?
  5. Что подразумевает понятие «забота о клиенте»?

Отбор на должность секретаря приемной, вопросы к собеседованию

  1. правильной деловой речи — учебники по стилистике вам в помощь;
  2. базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
  3. чёткого представления о делопроизводстве;
  4. владения азами этикета;
  5. умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
  6. скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
  7. быстрой работы в Word и Excel.

Собеседование на секретаря: рекомендации

Если вас спросят, как вы можете описать (или оценить) вашего начальника (коллег), ни в коем случае не говорите об их недостатках. Лучше скажите что-то типа: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться». Ведь это так и есть, правда? Даже если ваш бывший начальник — тиран и самодур, все равно вам есть, чему поучиться.

Обратите внимание =>  Как сшить договор степлером

Собеседование секретаря

— Не опаздывайте на интервью. Это очень важно. Рассчитайте время так, чтобы учесть задержки на дороге, пробки и т.д..

Если же всё-таки случились какие-то форсмажорные ситуации, и Вы, не смотря на все старания, опаздываете — позвоните человеку, с которым у Вас должна состояться встреча, извинитесь и предупредите об опоздании. Но на следующий тур собеседований обязательно прийдите вовремя.

Если на собеседование Вы пришли слишком рано, не идите сразу в компанию, чтобы доложить о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала собеседования.

Всё о работе в Украине

Как ответить: Брать на себя ответственность за совершённые действия и ошибки, не терять самообладание даже в самых сложных ситуациях и до последнего искать возможность решить проблему – вот те качества, которых ожидает от Вас руководитель.

Вот вариант достаточно неплохого ответа на данный вопрос: «Я не буду плакать или паниковать. Если документы есть на флешке, или батарея ноутбука ещё не села, то постараюсь найти ближайший соседний офис, где есть свет и попрошу распечатать.

Если такой возможности не будет, то всё честно расскажу руководителю и предложу несколько вариантов решения вопроса, например, перенести встречу с клиентами….»

Пять вопросов — на засыпку, или как пройти собеседование на должность помощника руководителя

Чтобы не возникало ошибок еще на старте в выборе подходящего кандидата, на руководящую должность должны принимать не только непосредственно заинтересованные лица в лице главного руководства или владельцев компании, но и специалисты HR. Если в отделе кадров компании нет специального подразделения, отвечающего за подбор кадров, то можно воспользоваться услугами рекрутинговых агентств.

Обратите внимание =>  В какой сфере работают бакалавры юристы

Собеседование на должность руководителя: вопросы и ответы, особенности интервью

Собеседование включает в себя не просто стандартные для каждого случая вопросы (рассказ про себя, фирму, про свои достоинства и недостатки и так далее). Еще на нем задают вопросы, относящиеся непосредственно к будущим обязанностям. Они звучат следующим образом:

Как успешно пройти собеседование на руководящую должность

И нет, они не были идеальной командой, за годы работы у них накопилось множество обоюдных претензий. Но они привыкли работать вместе, знали особенности друг друга и были уверены в том, что выстроенная пирамида не рухнет – другой подхватит.

Хотя, может быть, именно это и есть идеальная команда? Ведь не бывает так, чтобы все всегда были всем довольны.

А если они оба знают, чем именно недовольна другая сторона, и принимают это во внимание, пожалуй, вполне можно понять, почему им обоим не хотелось прекращать сотрудничество.

История о том, как я искала личного помощника

Важные вопросы при подборе сотрудника, на которые сложно получить правдивый ответ, можно заменить разговором на темы, которые соискатель не воспримет как опасные, затрагивающие его трудовой путь (подобные вопросы называются проективными). Итогом интервью станет большая подборка достоверной информации о кандидате. Для удобства мы разбили вопросы на несколько частей, однако необязательно задавать их именно в этой последовательности.

Как получить от соискателя правдивые ответы на неудобные вопросы на собеседовании

К Иван Иванычу важные гости. Но он забыл Вас предупредить. Нужно: заказать пропуск, провести гостей в преговорку, открыть переговорку, приготовить переговорку к встрече, предложит и налить чай. Вам в этот момент звонят и просят принять факс.
Как решить ситуацию. ____________________________________________________________________________________________________

Примерный опросник лдя интервью на должность секретаря

05 Дек 2021      yurisaktobe         150      

Источник: https://aktobeyurist.ru/dela-osobogo-proizvodstva/voprosy-dlya-sobesedovaniya-na-dolzhnost-sekretarya-rukovoditelya

20 вопросов, которые задают на собеседовании

Собеседование на должность делопроизводителя. Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Что говорить на собеседовании

1. Расскажите немного о себе

При ответе кандидата на вопрос обратите внимание на следующее: — формально излагает биографические данные или сразу выкладывает «козыри», подчеркивая свое желание и возможность занять эту должность; — излагает только главное, то есть говорит о своей квалификации, опыте, ответственности, заинтересованности, трудолюбии и порядочности, или приводит не относящиеся к делу факты; — говорит кратко, точно, ясно или долго мямлит и плохо выражает свои мысли; — держится или говорит спокойно, уверенно или неуверен в себе.

2. Как смотрите на жизнь: какие видите в ней сложности и как с ними справляетесь?

Одни люди высказываются в том смысле, что жизнь трудна, очень много проблем, большинство из которых неразрешимы, что люди злы и недоброжелательны, что в жизни мало радостей и все решает судьба, случай или другие люди, но не он сам. Значит, перед вами человек пассивный, неуверенный в себе, не доверяющий другим, пессимистично настроенный и несчастливый (неудачник).

Другие люди высказываются о жизни позитивно: жизни без проблем не бывает, трудности преодолимы, судьба и карьера человека в его руках, люди доброжелательны и готовы к сотрудничеству, человек сам кузнец своего счастья.

Так говорит человек, занимающий активную жизненную позицию, нацеленный на успех, готовый взять на себя ответственность, успешно взаимодействующий с людьми и умеющий радоваться жизни.

3. Чем Вас привлекает работа у нас в данной должности?

Плохо, если отвечают расхожими фразами: «Меня привлекают перспективы роста, интересная работа, солидная фирма…». Должен привести серьезные и конкретные доводы: желание применить свою квалификацию и опыт там, где они могут дать наибольшую отдачу и будут по достоинству оценены, привлекательность работы в сильной команде профессионалов.

4. Почему Вы считаете себя достойным занять эту должность? В чем Ваши преимущества перед другими кандидатами?

Это наилучший вопрос для кандидата, чтобы без ложной скромности назвать свои главные преимущества перед другими претендентами. При этом он должен продемонстрировать свое умение убеждать, подчеркивая свои преимущества. Плохо, если кандидат и на этот вопрос отвечает слабыми аргументами и приводит свои формально-биографические характеристики.

5. Каковы Ваши сильные стороны?

Кандидат должен подчеркнуть в первую очередь те качества, которые требуются для данной работы, и привести убедительные подтверждения на конкретных фактах.

Hо вы можете услышать штампы, повторяющиеся тысячи раз: «Я общительный, аккуратный, исполнительный» и т.п.

Попросите уточнить, в чем проявляется его общительность, аккуратность, исполнительность, какова его манера выслушивать клиента, чего он достиг, благодаря своим сильным качествам.

6. Каковы Ваши слабые стороны?

От умного кандидата вы вряд ли услышите покаяние в грехах и длинный перечень его недостатков. Он постарается повернуть ответ так, чтобы еще больше повысить свои шансы. Hапример, скажет: «Многие считают меня трудоголиком» или «Hе умею отдыхать, хорошо чувствую себя только когда работаю» или «Слишком требователен к себе и другим».

Если кандидат слишком расхвастается и вам захочется вывести его на откровенное признание своих недостатков, можете рассказать ему такую шутку. В подобной ситуации кандидат характеризует себя: «Добросовестный, трудолюбивый, не пью, не курю…» Тогда его удивленно спрашивают: «У вас нет ни одного недостатка?».

«Один есть — признается кандидат — люблю приврать».

7. Почему Вы ушли с предыдущей работы?

Плохо, если причиной ухода был конфликт, если кандидат ругает бывшие там порядки и своего бывшего руководителя. Уход с работы из-за конфликта является бегством от трудностей, признанием собственного поражения, накладывающим отпечаток на самооценку личности.

Hегативное отношение к людям, привычка конфликтовать с сотрудниками, а особенно с руководством, является устойчивой характеристикой личности и обязательно проявится в той или иной форме на новой работе.

Хороший кандидат подчеркнет то позитивное, что было в его предыдущей работе и взаимоотношениях с людьми, и назовет такие достойные причины как желание более интересной (высокооплачиваемой, дающей возможности профессионального роста) работы и стремление наиболее полно реализовать свои возможности.

8. Почему Вы решили переменить место работы?

Этот вопрос задают тому, кто на момент собеседования работает. Как и при ответе на предыдущий вопрос, не с лучшей стороны охарактеризует кандидата рассказ о конфликте. Тогда как стремление к профессиональному росту, расширению сферы применения своих знаний и умений, повышению зарплаты уважается и приветствуется во всех развитых странах.

9. Получали ли Вы другие предложения работы?

Авторитет кандидата повысится, если он расскажет о других приглашениях на работу, но отметит особую заинтересованность именно в этой. Хорошо, если выскажет желанием получить максимальное удовлетворение от своей работы.

Его настроение не только влияет на его здоровье и моральный климат в коллективе, но и является важнейшим необходимым условием высокой результативности труда, надежнейшей гарантией от ошибок, халатности и брака, а в конечном итоге главным залогом процветания фирмы.

10. Hасколько успешно Вы прошли собеседование в других местах?

Важно узнать, по каким причинам не прошел собеседование в одних местах и успешно прошел в других. Если убедит, что заинтересовал ваших конкурентов, то и вы постарайтесь его удержать.

11. Hе помешает ли Ваша личная жизнь данной работе, связанной с дополнительными нагрузками (ненормированный рабочий день, длительные или дальние командировки, постоянные разъезды)?

Этот вопрос часто задают женщинам. В некоторых фирмах, пытаясь обойти закон, ставят жесткие условия, такие как не заводить детей определенное время, не оформлять больничные листы по уходу за ребенком, не оформлять отпусков без сохранения содержания и т.д.

12. Как Вы представляете свое положение через пять (десять) лет?

Многие безынициативные люди, не планирующие свою карьеру и жизнь, отвечают, что не представляют себе таких дальних перспектив. А человек, нацеленный на личный успех, с готовностью расскажет о своем планируемом профессиональном росте, а, возможно, и личных целях.

Макс Эггерт в своей книге «Блестящая карьера» рассказал о значении планирования карьеры. В одной знаменитой школе бизнеса в первый день занятий у студентов спросили, кто письменно сформулировал этапы и цели личной карьеры. Только 3% из них подняли руки.

Через 10 лет именно эти 3% добились финансовых успехов больше, чем все остальные, вместе взятые.

13. Какие изменения Вы бы произвели на новой работе?

Хорошо, если покажет свою инициативность, знакомство с ситуацией нововведений и реорганизации. Однако это допустимо только при глубоком знании проблем на фирме. Плохо, если состояние дел знает не слишком хорошо, но стремиться все переделать по своему.

14. К кому можно обратиться за отзывом о Вашей работе?

Должен с готовностью предоставить телефоны и адреса бывших сослуживцев и руководителей. Утаивание подобной информации сразу обнаружит отсутствие положительных рекомендаций или неопытность соискателя.

15. Hа какую зарплату Вы рассчитываете?

Русская пословица гласит: «Кто себе цены не знает, тот всегда продешевит». Хороший специалист всегда знает себе цену рассчитывает на высокую зарплату. Пусть лучше кандидат завысит ожидаемую оплату своего труда, чем занизит ее.

Если предлагаемая зарплата, не забудьте «увеличить пирог» и перечислить имеющиеся в организации льготы: премии, медицинские страховки, детские дошкольные учреждения, бесплатный проезд и питание, бесплатное повышщение квалификации и другое проявление заботы о персонале. […

] Если кандидат явно блефует, можно «выбить его из роли», охладить его пыл резким занижением прелагаемой зарплаты и льгот.

Помните подобную шутку? Высокомерный молодой артист требовательным тоном выдвигает главному режиссеру театра свои условия при устройстве на работу: «Оклад 500 долларов, главные роли, 8 спектаклей в месяц и предоставление отдельной квартиры». Hа что главреж спокойно выдвигает свои: «50 долларов, ежедневные спектакли, массовки и комната в общежитии». — «Согласен».

К числу основных можно добавить еще 5 вопросов.

16. Что Вы можете рассказать о своих профессиональных связях, которые могли бы использовать на новой работе?

17. Как Вы повышаете свою профессиональную квалификацию?

18. Чем Вы любите заниматься в свободное время?

19. В какие сроки могли бы приступить к новой работе?

20. Какие вопросы есть у Вас?

В. Поляков
отрывок из книги «Технология карьеры»

Источник: https://www.rabotka.ru/interview/st17.php

Как проводится собеседование с кандидатом

Собеседование на должность делопроизводителя. Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Каждого руководителя или кадрового работника волнует, как проводить собеседование, если на работу пришел устраиваться новый сотрудник. Что необходимо знать, чтобы разговор принес пользу обеим сторонам?

Такие важные мелочи

Договориться о времени проведения собеседования с кандидатом нужно заранее. Разговор не должен занимать много времени. Для получения нужной информации достаточно 20-30 минут.

Встреча

Кандидата встречает секретарь, уточняет данные и проводит в кабинет директора. Руководитель подает руку и представляет себя: имя, должность. Потом следует приглашение присесть. Усадить претендента лучше рядом, а не напротив. Перед собой проводящий собеседование может положить перечень вопросов и резюме кандидата.

С чего начать

Важный момент: с какого вопроса целесообразно начать собеседование при приеме на работу в фирму?

Собеседование лучше начинать с легких вопросов, чтобы человек мог расслабиться и привыкнуть к обстановке. Спросите, где он живет, где учился, кем и где работал. Внимательно слушайте ответы, если что-то интересует, спрашивайте после того, как претендент закончит рассказ.

Если собеседник отвечает кратко, попробуйте задать несколько открытых вопросов, на которые требуется развернутый ответ. И наоборот, чтобы остановить слишком разговорчивого человека спросите у него что-то, что требует однозначного краткого ответа.

Не начинайте сразу выдвигать требования при приеме на работу вашему кандидату. Расскажите о деятельности компании, ее планах и развитии.

Не говорите и не делайте негативных оценок и выводов в ходе собеседования. Не спешите принимать человека на работу, даже если он вам очень понравился.

Цель собеседования – узнать как можно больше полезной информации о будущем работнике. Не забывайте задавать вопросы на интересующие темы. Конкретизируйте и уточняйте пункты, необходимые для ваших выводов.

Обязательно спросите об опыте работы кандидата, о будущих планах в сфере труда, а также почему он пришел именно к вам.

Вопросы, которые бы указывали на дискриминацию, задавать не нужно. Например, о религии, национальности, физических недостатках, весе, долгах претендента.

После того, как вы закончили, поинтересуйтесь у кандидата, будут ли у него вопросы. На них нужно дать ответы, если они касаются работы.

Примеры вопросов

Очень популярными стали психологические вопросы на собеседовании, которые помогают охарактеризовать кандидата на должность. Некоторые из них:

  • Расскажите о себе. Ответ на этот вопрос рассказывает о степени открытости человека.
  • Почему вы думаете, что достойны этой работы? Показывает, насколько уверенный в себе человек, и может ли признать, в чем он лучше.
  • Почему вы ушли с предыдущей работы? Говорит об отношениях к людям, конфликтность, умение признавать ошибки.
  • Какие изменения вы бы сделали на новой работе? Показывает, насколько человек хочет подстроить условия под себя, не зная реальной ситуации.
  • На какую зарплату рассчитываете? Ответ означает умение оценить свои труды и уровень самолюбия.
  • Как вы видите себя через 5 лет? Характеризует инициативность работника, умение планировать и ставить задачи.

Не обязательно задавать именно эти вопросы, вы можете разработать для себя удобную схему работы, с которой вам легко будет определить соответствие кандидата для работы в вашей компании.

На что обратить внимание

Когда кандидат отвечает на вопросы, нужно проследить:

  • как говорит о своей биографии, сразу ли достает все «козыри»;
  • имеет ли желание занять должность с определенным окладом;
  • говорит только о главном, что касается работы, или уходит от темы далеко;
  • как выражает свои мысли, уверенно ли отвечает на вопросы;
  • чем может быть полезен, кроме этой должности;
  • жизненные приоритеты кандидата;
  • опыт и уровень профессионализма;
  • чем готов пожертвовать ради работы.

Для некоторых претендентов подбирается так называемое стресс-собеседование. Оно заключается в том, что им нужно задавать провокационные вопросы. Такие виды бесед устраивают, как правило, для соискателей на руководящие должности, а также для тех, кому придется много работать с людьми.

Завершение собеседования

Если разговор закончен, дайте понять это собеседнику. Поблагодарите кандидата за приятное знакомство и скажите, что с ним обязательно свяжутся. Проводите претендента к двери и попрощайтесь.

Сделайте необходимые записи и выводы после общения с кандидатом.

На чем основан отбор

Заранее определите главный фактор принятия решения о приеме на работу, который поможет выбрать достойного кандидата. Например, на руководящую должность лучше брать человека, который умеет организовывать коллектив, не боится сложных заданий, уверенный в себе. Главный бухгалтер должен уметь решать финансовые вопросы и быть ответственным.

Кандидату на должность можно предложить пройти тесты, заполнить анкету, предложить сделать какую-то работу на пробу. Результаты таких заданий могут много рассказать о человеке как личности и как работнике.

Маленькие секреты

Не следует проводить больше 5 собеседований в день. Общение забирает много энергии, а если будет 10-й претендент, то вы не сможете показать свою заинтересованность в работнике, а также услышать нужную информацию. Поэтому заранее запланируйте собеседования и делайте между ними перерыв.

У разных компаний есть свои правила собеседования при приеме на работу и требования к кандидатам. Обязательно сообщите кандидату о своем решении. Если он вам не подходит, нужно позвонить, извиниться и объяснить причину отказа. А если вы его хотите принять на работу, стоит назначить встречу, чтобы рассказать обо всех нюансах будущей должности.

Советы соискателю:

  • приходите на собеседование вовремя;
  • на вопросы отвечайте уверено, не путайтесь в ответах, не обманывайте;
  • будьте внимательны, не мешайте задавать вопросы;
  • не ругайте начальство с предыдущего места работы;
  • оденьтесь соответственно и аккуратно;
  • задавайте интересующие вас вопросы;
  • не говорите слишком громко или слишком тихо;
  • не требуйте и не просите другую работу, если вам отказали;
  • не торопитесь.

Источник: https://opersonale.ru/podbor-i-trudoustrojstvo/otbor-personala/kak-provoditsya-sobesedovanie-s-kandidatom.html

➤ Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера

Собеседование на должность делопроизводителя. Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю

Расскажем, как организовать собеседование секретаря, о чем спрашивать офис-менеджера и как HR-у оценить качества и навыки кандидата. Бонус — образцы нужных документов.

Материалы по теме:

Какие требования установить при подборе секретаря и ассистента

На манеры, коммуникативные навыки и внешний вид секретаря будут обращать внимание и сотрудники, и клиенты, и партнеры компании.

Он как визитная карточка организации или лицо компании, миновать общения с которым сложно, а иногда и вовсе нереально.

А секретарь-референт, помимо всего прочего, должен хорошо разбираться в принципах и специфике работы организации, а также уметь находить общий язык с непосредственным руководителем.

Сотрудник должен в целом соответствовать должности, разбираться в основных функциях, уметь работать с документацией, знать особенности работы руководителя. Кроме того, он постоянно общается с людьми, поэтому высокий уровень грамотности просто необходим. Он должен одинаково хорошо владеть устной и письменной речью.

Образец должностных обязанностей, на основании которых можно формулировать требования к секретарю:

  1. неконфликтность;
  2. коммуникабельность, умение доброжелательно и тактично общаться с людьми;
  3. пунктуальность и хорошая память;
  4. наличие организаторских способностей;
  5. ответственность и дисциплинированность;
  6. эмоциональная устойчивость и внимательность.

Включите в обязательные требования:

  1. знание английского языка или любого другого, если компания работает со странами мира;
  2. владение ПК, умение работать с ПО;
  3. знание кадрового делопроизводства.

Не надейтесь, что найдете уникального сотрудника, который сможет заменить любого специалиста в период его отсутствия. Чем выше требования вы устанавливаете, тем больше должна быть зарплата. Тогда увеличится шанс найти образованного и эрудированного секретаря или офис-менеджера.

План собеседование на должность секретаря

Работа секретаря в условиях современного офиса требует высокой стрессоустойчивости и хороших навыков работы с компьютером, поэтому любая специальная подготовка (курсы секретарей) и наличие практического опыта приветствуются. Начинайте общение с кандидатом на должность секретаря с изучения резюме и рекомендаций с предыдущих мест работы. В первую очередь анализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста.

  • Изучения резюме соискателя;
  • Изучите рекомендации с предыдущих мест работы (если есть);
  • Проанализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста;
  • Пригласите потенциального кандидата на собеседование.

После первичного отбора кандидатов наиболее перспективных соискателей следует пригласить на собеседование: на работу секретарем часто устраиваются люди, не обладающие необходимыми для такой должности чертами характера, поэтому задача рекрутера заключается в отклонении таких кандидатур после личной встречи и беседы.

Если обращать внимание только на резюме, можно по ошибке принять на работу не самого подходящего человека. Нередко приходится слышать от менеджеров по персоналу сетования из разряда «наш секретарь знает три иностранных языка и получил два высших образования. Однако если он будет опаздывать и не поймет специфику работы предприятия, его придется уволить.

Совет: проведите метапрограммное интервью, чтобы отобрать профессионального секретаря, который справится даже со сложными задачами.

Метапрограмма «Вид референции»: интерпретация

Какие еще метапрограммы проверить

Если начальнику требуется секретарь-референт, настройтесь на длительное и непростое собеседование.

Учитывайте, что помощник руководителя, соответствующий всем требованиям работодателя, считается редкой птицей, поэтому найти его — большая удача для рекрутера.

Кандидат, претендующий на такую должность, должен обладать не только всеми присущими хорошему секретарю навыками, но и разбираться в специфике работы компании, а также, что немаловажно, находить общий язык с руководителем.

Соответственно, в анкету добавляют новые вопросы. На собеседовании помощник руководителя должен продемонстрировать:

  • умение правильно расставлять приоритеты в работе,
  • соответствие стандартам корпоративной культуры,
  • знание хотя бы одного иностранного языка,
  • вовлеченность в бизнес-процесс.

Чтобы понять, сработается ли претендент со своим непосредственным начальником, определите темперамент руководителя и потенциального секретаря, проанализируйте их сочетаемость. После того, как первое собеседование на вакансию секретаря отсеет заведомо неподходящих кандидатов, проведите вторую встречу вместе с руководителем: личное взаимодействие поможет разрешить все сомнения.

Типы темпераментов по типологии DISC: как с ними сработаться

Как узнать тип темперамента по DISC

Вопросы для собеседования на должность секретаря

Чтобы понять, насколько кандидат подходит на должность секретаря, рекрутер предлагает ему ответить на ряд вопросов. Включите в анкету как стандартные вопросы, так и дополнительные, которые составьте самостоятельно.

Используйте в работе

Обычно задают такие вопросы секретарю на собеседовании.

Группа вопросов на собеседовании секретаря для определения уровня организованности кандидата:

  1. Возникают ли у вас конфликты дома или на работе из-за невыполнения домочадцами или сотрудниками обещаний или игнорирования своих непосредственных обязанностей?
  2. Есть ли у вас практический организаторский опыт, и если да, то в какой сфере?
  3. Как вы планируете свой рабочий день (неделю)?
  4. Можете ли вы параллельно выполнять несколько разноплановых задач?

Вопросы, выявляющие особенности характера и восприятия человека:

  • Готовы ли вы тратить свое время на обучение, если возникнет потребность в получении новых знаний?
  • Если вы вступаете в конфликт с другим человеком, что чаще всего служит поводом?
  • Приходилось ли вам выполнять рабочие обязанности в свободное от работы время? Как вы к этому относитесь?
  • Легко ли вы переключаетесь на другую работу?
  • Что вы предпочитаете читать – книги или периодику?
  • На что вы обращаете внимание при первой встрече с человеком? Запоминаете ли мелкие детали?
  • Что может вывести вас из равновесия или обидеть?

И наконец, вопросы на собеседовании секретаря для получения информации о коммуникативных способностях соискателя:

  1. Часто ли вам приходится общаться с незнакомыми людьми?
  2. С людьми какого типа вам проще всего взаимодействовать?
  3. Вам легче формулировать свои мысли и взгляды в письменной или устной форме?
  4. Можете ли вы начать разговор первым (первой)? Это вызывает у вас дискомфорт?
  5. Что вам не нравится в людях? Стараетесь ли вы всегда честно говорить людям нелицеприятные вещи или предпочитаете держать свои эмоции при себе?

Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.

Чтобы собеседование на должность секретаря прошло с максимальной отдачей, не превращайте общение с соискателем в «игру в одни ворота»: обязательно ознакомьте его с основной информацией о компании, должности, которую он хочет занять, и основных функциях секретаря в вашем офисе. Оставьте немного времени для ответов на вопросы кандидата (а если он действительно внимательный и ответственный человек, они у него наверняка возникнут).

Не забывайте обращать внимание на внешний вид секретаря на собеседовании. Секретаря или офис-менеджера воспринимают как «визитную карточку» компании, поэтому опрятность и располагающий внешний вид в сочетании с грамотной речью не менее важны, чем умение пользоваться оргтехникой и держать в памяти недельное расписание мероприятий.

Как подобрать подходящего секретаря или офис-менеджера в

Еще несколько десятилетий назад секретарями работали все, кому не лень. Поэтому будьте готовы, что на собеседовании придут различные соискатели, часть из которых не соответствует современным требованиям.

Сразу оценивайте их внешний вид. С теми, кто не соответствует, проводите формальное собеседование.

Не отказывайте сразу — лучше проведите интервьюирование со всеми соискателями, затем отберите лучшего, а всем неподходящим отправьте письмо.

Образец письма с отказом в работе

Уделяйте внимание не только образованию, опыту, но и общему представлению о кандидате. Попросите сторонних наблюдателей оценить манеру поведения, общения. Если вы займетесь этим в одиночку, не исключена вероятность, что отсеете идеального кандидата только потому, что именно вам он не нравится. Сугубо личная оценка — то, что мешает рекрутеру.

Не относитесь к процедуре подбора формально. Проверяйте качества, навыки. Желательно оценить стрессоустойчивость, скорость мысли. Устройте небольшую проверку в реальных условиях, в которых предстоит работать сотруднику. Например, если в его обязанности входит телефонное общение, попросите одного из сотрудников выступить в роли разъяренного клиента.

Дополнительно проводите профессиональное тестирование. Проверяйте письменную речь, счетные навыки, знания ПК, иностранного языка, умения работать с ПО. Помните, что лучше показаться дотошным руководителем, чем потом вновь начинать подбор, так как предыдущий претендент вам не подошел.

Вывод

Каким требованиям должен соответствовать секретарь — решать вам. Составьте профиль должности, пропишите важные качества и навыки, без которых человеку будет сложно выполнять работу или эффективность его труда станет минимальной.

Чтобы точно не ошибиться, проведите небольшое анкетирование сотрудников. Спросите у них, как они считают, каким должен быть секретарь или офис менеджер. Проанализируйте ответы, составьте на их основе шпаргалку, а затем начинайте отбор.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/63092-red-sobesedovanie-sekretarya

Юрист на связи
Добавить комментарий