Менеджер или администратор что лучше. Разница между администратором и менеджером

Администратор офиса: обязанности и тенденции развития профессии

Менеджер или администратор что лучше. Разница между администратором и менеджером

Администратор офиса — управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Одна из главных тенденций современного делопроизводства — растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины — активно участвовать в управлении бизнесом.

Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера  или секретаря руководителя:

  • наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
  • дополнительное образование в области менеджмента;
  • знание офисной оргтехники;
  • знание иностранных языков;
  • понимание специфики деятельности компании;
  • навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
  • пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации.

Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций.

На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились прогрессивные тенденции. Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

Справка

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

  1. Планирование и реализацию конкретных проектов;
  2. Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;
  3. Подготовку и проведение презентаций;

Администратор проектов — это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностная инструкция администратора офиса

Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.

Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее дополнительные положения, описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста.

Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего.

В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню.

Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров.

Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться  наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211101-administrator-ofisa-obyazannosti-17-m10

Администрирование – это осуществление контроля. Отличие администрирования от менеджмента

Менеджер или администратор что лучше. Разница между администратором и менеджером

На каждом предприятии любого уровня должно присутствовать управленческое звено, координирующее деятельность всего предприятия в целом. Без таких специалистов невозможно должное функционирование ни одной более менее крупной организации.

Что такое администрирование

Администрирование – это контроль деятельности предприятия, отдельных его подразделений и единиц персонала. Данный процесс осуществляют руководители, специалисты, исполнители управленческого аппарата, обычно состоящие в организации на верхнем уровне.

Администрирование – это процесс управления человеком в качестве единицы персонала предприятия, то есть он не рассматривается как личность. Субъект контролирует объект администрирования на предмет надлежащего исполнения правил, предписанных внутренним распорядком организации.

Задачи администрирования

Администрирование как организационно-методический процесс направлено на обеспечение администратором и его помощниками комплекса неких норм действий персонала предприятия, таких как:

  • положения, устанавливающие права работников;
  • ограничения в их деятельности;
  • обязанности персонала;
  • процедуры, выполняемые ими и по отношению к ним.

Основные задачи администрирования являются элементами сложной системы организации деятельности персонала.

Субъект администрирования выполняет следующие задачи:

  • руководство деятельностью организации в целом;
  • регламентация прав и полномочий рядового персонала и управленческих кадров;
  • контроль за исполнением всех задач, возложенных на персонал;
  • распоряжение ресурсами, как кадровыми, так и финансовыми;
  • регулирование работы специалистов;
  • организация делопроизводства и документооборота;
  • информационное обеспечение руководящих процессов.

Ресурсы администрирования

Администрирование – это комплекс последовательных действий, которые администратор осуществляет при помощи определенных ресурсов:

  • правил формирования субъектов и объектов менеджмента как отдельных элементов единой организационной системы;
  • порядков построения управленческих процессов в виде циклов и последовательностей;
  • регламентов функций, закрепленных за определенной должностью;
  • форм взаимосвязей внутри структуры организации;
  • процедур осуществления управления, его построения, обоснования и разработки.

Функции администрирования

На администратора возложены следующие функции:

  • обеспечить стабильность и определенность в функционировании, содержании, составе и построении всех подразделений организации;
  • создать и содействовать строгой организации целенаправленного характера;
  • обеспечить универсальный подход к администрированию и существованию в реальных рыночных условиях;
  • унифицировать формы взаимодействия с внешними деловыми партнерами;
  • обеспечить необходимые преобразования внутри организации.

Администрирование в процессе управления предприятием чаще всего проявляется такими процедурами:

  • выработка модели взаимодействия подразделений;
  • обозначение целей организации и обеспечение их выполнения;
  • распределение функций между работниками;
  • планирование процесса управления, а также его поэтапная реализация.

Такие понятия, как менеджмент и администрирование, очень близки друг другу, и очень часто люди некомпетентные путают одно с другим. Но это в корне неверно, хотя они оба подразумевают осуществление управления предприятием, отделом, штатом.

Администрирование – это действия соответствующего сотрудника, направленные на контроль детального выполнения заданий, заказов, поставок, графиков, планов, критериев, то есть учет каждой мелочи, обеспечивающей успех предприятия.

Менеджмент – это прежде всего мотивирование персонала предприятия на обеспечение лучшего результата его функционирования.

У менеджера гораздо больше прав, в отличие от администратора, его ответственность выше, и, следовательно, круг обязанностей гораздо шире. В его полномочия входит принятие решений, которые могут повлиять на репутацию и состояние компании.

Администратор выполняет большей частью прикладные функции: контролирует выполнение сотрудниками заданий, организует трудовую деятельность, общается с клиентами. В общем, исполняет распоряжения руководства в отношении нижестоящих сотрудников.

Чтобы внести предельную ясность, стоит обозначить основные отличительные признаки менеджера и администратора:

  1. Образование. Менеджер должен иметь вузовский диплом, а администратору достаточно среднего или профессионально-технического образования.
  2. Полномочия. Администратор ограничен четкими инструкциями и регламентом, а менеджеру предоставлен более широкий круг как обязанностей, так и прав.
  3. Личные качества. От администратора требуется внимательность, исполнительность и дисциплина, а менеджер должен быть решительным, креативным и инициативным.

Таким образом, можно сделать вывод, что администрирование – это выполнение четких инструкций руководства по контролю за действиями рядового персонала и отдельных подразделений.

Источник: https://FB.ru/article/220765/administrirovanie---eto-osuschestvlenie-kontrolya-otlichie-administrirovaniya-ot-menedjmenta

Рассуждения о смысле работы менеджера проектов и о том, как сформулировать требования к этой вакансии

Менеджер или администратор что лучше. Разница между администратором и менеджером

Поиск сотрудников – дело нелегкое, особенно таких, которые взаимодействуют с клиентом от лица компании. Речь о менеджерах проектов. Это громадная ответственность как перед командой, так и перед клиентом. Еще более громадная ответственность на руководителе, который такого менеджера на работу приглашает.

В поисках такого сотрудника я пошел стандартным путем: для начала, решил описать портрет идеального менеджера, как рекомендуют все книжки и специалисты. Вспомнилось несколько типов менеджеров, с которыми приходилось взаимодействовать.

Параллельно возникла куча вопросов к коллегам, и этими вопросами я поспешил поделиться – и при возможности, обсудить.

Менеджеры проектов — кто они?

В первом моем представлении, менеджер проекта — это представитель заказчика на стороне исполнителей. В конце концов, негоже творческому люду отвлекаться на организационные вопросы, бухгалтерию и особенно на ценообразование. Всё это — задачи менеджера проектов.

Я попробовал выделить несколько «типовых» менеджеров рекламного агентства или айтишной компании. Не так уж важно – это настройка CRM или создание сайта (в нашем случае – это создание сайтов и проведение рекламных кампаний, но со внедрениями CRM и разработкой ПО я тоже знаком).

Получилось несколько групп-типов менеджеров:

1) Администраторы

Готовят документы и собирают подписи руководителей, раздают задачи курьерам и чем-то похожи скорее на офис-менеджеров, чем на менеджеров проектов. Следят за бухгалтерией и своевременным документооборотом. Что-то в этом духе.

Кстати, как бы это ни отдавало бюрократией, но всё это – очень важная часть обслуживания клиентов компании.

Бывает очень грустно, когда, например, сайт сделан, и все вроде как довольны, но: нет вовремя предоставленных клиенту актов, счетов, закрывашек, и к компании-подрядчику относятся не как к хорошему производителю сайтов, а как к раздолбаям, которые мешают подготовке финансовой отчетности.

Крутые администраторы могут реально обсуждать условия договора (когда они отличаются от стандартного – а с крупными клиентами это очень часто случается), могут принимать решение по графику платежей и отслеживают его соответственно.

Такие люди незаменимы для дизайнеров, технологов, программистов, просто потому, что если перечисленные мною ребята будут думать о деньгах, а не о работе, то не увидят ни денег, ни работы соотвественно. Ну, надо делать то, зачем ты на работу ходишь.

Лично меня все подготовительные танцы с юристами и бухгалтериями (причем обеими) изрядно выбешивали, и часто хотелось уже к работе приступить и всё сделать, но приходилось бегать с бумажками. Когда мне посчастливилось поработать с распрекрасным администратором, то довольными оказались все: и клиент, который согласовал договор к завершению работ над сайтом, и вся рабочая группа, которой я больше внимания уделял как менеджер проекта, и бухгалтерия, которая поняла, что меня она не увидит и что можно кого-то грузить всякой бухгалтерской (censored) терминологией.

2) Почтальоны

Такие, к сожалению, часто встречаются — все задачи и запросы клиента просто перенаправляют исполнителям, иногда даже не читая. В таких почтальонов обычно переключаются даже самые компетентные менеджеры проектов, особенно когда они находятся в «запарке». К сожалению, они не всегда отдают себе отчет в том, запарка генерирует еще большую запарку.

Суть работы почтальонов сводится к тому, чтобы не читая и не разбираясь, просто переслать письмо клиента одному из исполнителей.

Исполнителю нужно самому:

  • понять суть запроса
  • проверить, действительно ли всё так плохо, как пишет клиент
  • попробовать всё воспроизвести
  • затем, на выбор, ответить менеджеру либо «не нашел ошибки», либо «исправил», либо «у меня всё работает» (причем не важно, что именно работает).

Если менеджер не проверит еще и работу исполнителя, и просто форварднет реакцию исполнителя клиенту (вариант «исправил»), то это вообще катастрофа: клиент явно расстроится от того, что его не поняли, поняли не правильно, или сделали то, что не надо было, а то и вовсе ничего не сделали.

3) Продюсеры

Придумывают для клиентов всякие штуки и контролируют их реализацию на всех этапах работы. Всё формулирование задач и их приоритетность координирует именно продюсер.

На мой взгляд, продюсер – это консультант, вышедший из «производства»: он знает технологии, их применение, все этапы разработки – причем, до нюансов, и в состоянии подобрать исполнителей на проект (или наделен полномочиями выбирать подходящих людей для решения задач клиента).

Такие менеджеры чаще добиваются блестящих с точки зрения функциональности, красоты и работоспособности результатов, но у них есть один мощный недостаток: они редко отслеживают фактические расходы (то есть в них административно-бюрократический навык обычно хуже всего развит).

То есть эти люди ориентированы на результат фактический, а не финансовый. В идеальном случае они могут придумать всё так, чтобы уложиться в половину сметы или вовремя остановиться (ведь нет пределов совершенству, на которое они ориентированы) – тогда это самый бесценный менеджер как для компании, так и для клиента.

В таких ребят чаще всего перерастают специалисты, создавшие собственный бизнес, и лично (кровно) зависимые от своих клиентов, за счет которых они живут. Кстати, продюсером может стать любой специалист компании — и диайнер, и технолог, и программист.

4) Менеджеры клиентов

Еще же есть менеджеры клиентов — ведь большинство из наших компаний не ограничивается созданием сайтов (еще есть фирменные стили, приложения для мобильных устройств, полиграфия, реклама всякая, и так далее). Чаще всего бывает так, что: А) требуется оказание комплекса услуг прямо сейчас и Б) много разных услуг могут быть оказаны не сразу, а на протяжении, скажем, двух лет.

Первый вариант часто очень привлекательный, но фактически мало когда востребованный. Второй встречается чаще, но если менеджер не дышит с клиентом в унисон, и не знает – чем тот живет, то часто весь объем работ упускается, и дальше еще двух-трех услуг дело не заходит. Чтобы клиентов не терять, логично предлагать им востребованные услуги с упреждением, ведь часто это весьма прогнозируемые события.

При этом часто так случается, что на стороне клиента иногда даже не догадываются о том, что услуга для них востребована (то, что у вас написано на сайте, не всегда очевидно заказчикам, а если делать персональные предложения, то становится даже иногда очевидным – правда, задним числом; менеджеру клиента подготовить хорошее персональное предложение проще – бывает достаточно встретиться или даже просто позвонить).

5) Фрилансерам тоже приходится выступать собственными менеджерами

Фрилансеры-специалисты тоже выступают в роли менеджеров проектов на своих локальных задачах (локальные задачи для них являются проектами сами по себе). Казалось бы, это – очень классно: быть самому себе менеджером.

Но многие фрилансеры тоже предпочитают общаться с заказчиками через менеджеров – потому что они фильтруют задачи и могут помочь отличить ненужную прихоть от реального бага или заблаговременно растолковать клиенту, что это такая полезная фича.

Сначала я фрилансеров рассматривал просто для статистики, а затем в голову пришла мысль о том, что лучшие фрилансеры по сути своей являются еще и менеджерами клиентов (см. п. 4).

Идеальный менеджер в моем понимании

Лично я считаю, что идеальный менеджер – это сплав продюсера и менеджера клиентов. Новых клиентов найти сложно и работе предшествует большая подготовка, притирка. А со старыми работать в этом смысле проще и надежнее, особенно когда можешь вместе с клиентами придумывать новые штуки и всячески развивать и поддерживать их проекты.

Деньги поступают гарантированно (или с известными и предсказуемыми задержками), меньше притирок и придирок, глубже погружение в проекты. Но все люди – люди, и время от времени кочуют из одного типа менеджера в другого, в зависимости от специфики работы организации, клиентов и личных навыков (которые они могут развивать).

Обычно мы исходим из того, что умеет человек и что у него лучше всего получается, и то отдаем ему в работу то, с чем он лучше всего справится и что принесет большую пользу компании.

Это хорошо работает в небольших или очень крупных компаниях, где либо никакой унификации действий не требуется по причине малочисленности коллектива, либо всё уже отработано и зафиксировано в виде стандартов и бизнес-процессов, к которым сотрудник привыкает с первых дней работы (а то еще и на этапе собеседования на себе всё это чувствует).

В средних компаниях, человек по 70-100, личностный фактор еще очень силен и заметен, но уже очень сильно требуются какие-то стандарты разработки и взаимодействия между отделами.

В случае с рекламным агентством, в котором отдельно — коммерческий отдел, медиа-отдел, веб-студия, SEO и поддержка, эти взаимоотношения еще важнее: во-первых, желательно избегать дублирования менеджеров (например, есть менеджеры веб-студии и коммерческие менеджеры могут отчасти дублировать друг друга, потому что общаются с клиентами), во-вторых, грань между менеджером проекта (веб-сайта, например) и менеджером клиента постепенно стирается (и туда же присовокупляется «администратор» и «коммерческий менеджер»). И как раз в средних компаниях вопрос определения базовых задач менеджеров стоит очень остро. Вопрос об идеальном менеджере для меня возник не случайно: нашей компании как раз нужен такой сотрудник. Чтобы составить текст вакансии, мне пришлось перебрать в голове кучу ситуаций и знакомых, коллег и клиентов, чтобы понять, что же требуется от человека. Так получилась условная классификация, которую я предложил в начале поста. Но я уверен в том, что ситуаций и людей гораздо больше, и наверняка у сообщества есть интересные примеры и практики – поэтому посчитал не лишним поделиться мыслями.

(Если кому интересно, как я сформулировал вакансию, до обсуждения на «Хабре», можете посмотреть её описание на сайте студии.)

Ну и самим менеджерам проектов это дело наверняка пригодится — чтобы определиться с развитием своей карьеры.

Вопросы, которые хотелось бы обсудить с коллегами

Чем менеджеры проектов, по сути своей, отличаются от коммерческих менеджеров – только тем, что не ищут новых клиентов компании? Специализацией? Но ведь для успешности продажи нужно как минимум хорошо владеть предметом, иначе есть риск того, что клиент окажется более осведомленным в работе, так что разница в специализации – в идеальном случае – становится весьма эфемерной. Поделитесь своими практиками, уверен, многим будет интересно. Сколько каких проектов может вести менеджер одновременно? А если это менеджер клиентов – то сколько клиентов может параллельно вести один менеджер?

Что делать в случае с технической поддержкой более сложной, чем публикация данных (каталогов, картинок и т.д.), когда требуется доработка функционала? Плодить еще одного менеджера в отделе технической поддержки, или возвращать из поддержки задачу разработчикам? Ответ кажется очевидным, но поддержка должна работать всегда, а менеджеры могут оказаться загруженными другими проектами, и клиент сойдет с ума от ожидания реакции или от того, что ему придется работать с другим менеджером. Так что Капитан Очевидность как бы отдыхает.

Источник: https://habr.com/post/118257/

Кто выше менеджер или администратор. Чем отличается администратор от менеджера. Поддержка чистоты и порядка

Менеджер или администратор что лучше. Разница между администратором и менеджером

Для большинства крупных и серьезных компаний введение должности офис-менеджера давно уже стало необходимой для успешного функционирования мерой.

Более того, большинство фирм, относящихся к категории среднего и малого бизнеса, сегодня все чаще стали вводить в штат сотрудников данную структурную единицу.

Соответственно должностная инструкция офис-менеджера, полностью раскрывающая функционал данного работника, становится в последнее время все более актуальной.

В чем заключается функционал офис-менеджера?

Вакансия управляющего офиса любой компании часто подразумевает выполнение множества разнообразных функций.

Поэтому в качестве дополнения к трудовому договору довольно часто требуется составление такого документа, как должностная инструкция офис-менеджера, где четко прописываются все обязанности такого сотрудника.

В первую очередь необходимо понимать, что основные требования, предъявляемые к такому работнику, – это осуществление управления и контроля за административным подразделением компании.

Таким образом, под «офисом» подразумевается не определенное помещение, а отдел предприятия, специалисты которого занимаются выполнением административно-управленческих функций. Должностная инструкция офис-менеджера должна охватывать весь диапазон контрольных обязанностей, возлагаемых на соответствующего специалиста. В частности, к ним может относиться следующий функционал:

  • планирование деятельности сотрудников административного подразделения;
  • составление и внедрение корпоративной культуры и этики общения с контрагентами компании среди специалистов предприятия;
  • организация и контроль за функционированием системы делопроизводства, формируемой между подразделениями фирмы;
  • постоянный контроль за наличием материалов, необходимых для полноценного функционирования офиса;
  • составление отчетов для руководства по установленным ранее формам.

Разница между офис-менеджером и администратором

Должностная инструкция офис-менеджера может быть расширена по усмотрению начальства компании и дополнена всеми необходимыми обязанностями, которые предписано выполнять специалисту, занимающему соответствующую должность, для нормального функционирования существующего административного подразделения.

Такой документ формируется несколько отлично, чем должностная инструкция администратора офиса. В последнем случае, как правило, на специалиста должны быть возложены хозяйственные функции, связанные с организацией работы подразделения.

Необходимо помнить, что менеджер выполняет в первую очередь обязанности, связанные с управлением деятельности сотрудников.

Администратор же несет ответственность за организацию условий, позволяющих всем специалистам полноценно осуществлять присвоенный им функционал.

Обязанности специалиста отдела кадров

Кроме того, существует еще такой документ, как должностная инструкция отдела кадров. Обязанности, прописываемые в данной бумаге, также связаны с организацией работы персонала.

Разница заключается в том, что сотрудник отдела кадров несет ответственность в первую очередь за найм работников, контролирует должностные перемещения специалистов в пределах компании.

Организация работы на местах сотрудников в его обязанности не входит.

Администратор офиса – управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

Одна из главных тенденций современного делопроизводства – растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины – активно участвовать в управлении бизнесом.

Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

Чем отличается администратор от менеджера

Такие понятия, как менеджмент и администрирование, очень близки друг другу, и очень часто люди некомпетентные путают одно с другим. Но это в корне неверно, хотя они оба подразумевают осуществление управления предприятием, отделом, штатом.

Администрирование – это действия соответствующего сотрудника, направленные на контроль детального выполнения заданий, заказов, поставок, графиков, планов, критериев, то есть учет каждой мелочи, обеспечивающей успех предприятия.

Менеджмент – это прежде всего мотивирование персонала предприятия на обеспечение лучшего результата его функционирования.

У менеджера гораздо больше прав, в отличие от администратора, его ответственность выше, и, следовательно, круг обязанностей гораздо шире. В его полномочия входит принятие решений, которые могут повлиять на репутацию и состояние компании.

Администратор выполняет большей частью прикладные функции: контролирует выполнение сотрудниками заданий, организует трудовую деятельность, общается с клиентами. В общем, исполняет распоряжения руководства в отношении нижестоящих сотрудников.

Чтобы внести предельную ясность, стоит обозначить основные отличительные признаки менеджера и администратора:

  1. Образование. Менеджер должен иметь вузовский диплом, а администратору достаточно среднего или профессионально-технического образования.
  2. Полномочия. Администратор ограничен четкими инструкциями и регламентом, а менеджеру предоставлен более широкий круг как обязанностей, так и прав.
  3. Личные качества. От администратора требуется внимательность, исполнительность и дисциплина, а менеджер должен быть решительным, креативным и инициативным.

Таким образом, можно сделать вывод, что администрирование – это выполнение четких инструкций руководства по контролю за действиями рядового персонала и отдельных подразделений.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/8089/

Администратор гостиницы – плюсы и минусы профессии

Менеджер или администратор что лучше. Разница между администратором и менеджером

Наверное, каждый человек хоть единожды в своей жизни останавливался в гостиницах. И первый человек, который встречается на пути постояльца – это администратор гостиницы.

В его обязанности в первую очередь входит размещение постояльцев, а также предоставление всех услуг в области сервиса.

Именно от профессионализма администратора напрямую зависит тот факт, насколько клиент будет доволен услугами гостиницы и будет ли пользоваться ими в будущем.

В современном мире администратор гостиницы имеет намного больше обязанностей, в отличие от портье, и не просто встречает посетителей, а еще выполняет другие важные задачи. Первоначально администратор встречает потенциальных клиентов, регистрирует их, а потом расселяет по номерам.

Также в его обязанности входит организация доставки багажа постояльцам в номер. Объяснение правил пребывания в гостинице, о наличии дополнительных услуг, выдача и хранение ключей от номеров, доставка корреспонденции постояльцам – все это малый список обязанностей администратора.

Помимо этого администратор должен вести учет свободных и занятых номеров в отеле, а также заниматься бронированием номеров. Контроль за уборкой и сменой белья в заселенных номерах тоже возложен на администратора.

Кстати организовывать слаженную работу персонала – это первоочередная задача администратора, который обладает профессиональными качествами и умеет подобрать слаженную команду, понимающую его с полуслова.

Контроль над финансовой частью оказываемых в отеле услуг тоже лежит на администраторе.

В то же время, помимо координирования работы обслуживающего персонала администратор внимательно отслеживает своевременную оплату услуг отеля и при необходимости решает возникающие вопросы постояльцев. Все конфликтные ситуации, возникающие как по вине персонала, так и по вине посетителей администратор должен решать мирно и на высоком уровне.

Для того чтобы работать администратором гостиницы необходимо обладать определенными качествами:

– внимательность и сосредоточенность;– аккуратность;– презентабельный внешний вид;– коммуникабельность;– ответственность за принятые решения;– доброжелательность;– спокойствие и уравновешенность;– умение находить общий язык с постояльцем;– организаторские способности;– умение сплотить команду подчиненных;

– тактичность.

Исторически данная профессия называется – портье, а данное слово произошло от французского слова “portier porte”, означающее в переводе – “дверь”. Так что портье – это первый человек, который встречает клиента, входящего в гостиницу.

Помимо профессиональных качеств администратор должен обладать еще и определенными знаниями, на которых базируется правильность работы всей системы отеля. Что должен знать администратор гостиницы:

– правила внутреннего распорядка;– правила, на основании которых предоставляются гостиничные услуги;– правила организации процессов обслуживания посетителей;– правильность содержания различных помещений в отеле;– основы психологии;– основы эстетики и этического поведения;– основы управления;– экономические основы– основы организации труда;– структуру управления отелем;– законы о труде;– права подчиненных и их обязанности;– основы техники безопасности;– основы пожарной безопасности;– санитарные правила;

– нормы охраны труда.

Так же предлагаем ознакомиться с профессиями агента по закупкам, психолога и косметолога.

Практически все время на работе администратор вынужден проводить на ногах – это совсем не сидячая работа, как многим кажется. Это довольно тяжелый труд, который забирает не только массу сил, но еще и нервов. Наверное, поэтому не многие выдерживают настолько напряженный ритм работы.

Конечно же, в этой профессии существуют негативные стороны, но чаще всего позитивные моменты сглаживают все недостатки данной профессии.

К недостаткам профессии администратора можно отнести такие факторы, как:

– возникновение конфликтных ситуаций с постояльцами;– большая загруженность во время, когда есть большой поток посетителей;– работа по сменному графику;– почти все время работа на ногах;

– необходимость постоянного контроля за работой персонала.

В то же время должность администратора имеет и несомненные позитивные стороны работы:

– какая зарплата у администратора гостиницы? Оплата труда на высоком уровне;– профессия, которая реально востребована на рынке труда;– коммуникабельность в данной сфере развивается очень быстро;– новые знакомства;

– расширение кругозора.

Кстати, оплата труда администратора отеля зависит не только от профессиональных навыков и умения находить компромиссные решения, выгодные для обеих сторон конфликтных ситуаций, а еще от многих факторов. И в первую очередь влияет на размер оплаты труда рейтинг гостиницы. Чем выше комфортабельность и звездность отеля, тем выше будет и размер заработной платы у администратора.

Внешний вид администратора гостиницы. Так как администратор является лицом любого отеля, то и выглядеть он должен соответственно. Презентабельный внешний вид, ухоженные руки и волосы, идеально выглаженная одежда, доброжелательный взгляд, четкая дикция и улыбка на лице сразу же подействуют успокаивающе на клиента.

Такой подход поможет не только создать хорошее впечатление о гостинице, но и сделает нынешнего клиента в будущем частым постояльцем. Еще одним из требований в современном мире является знание хотя бы английского языка на разговорном уровне.

А если администратор будет владеть несколькими языками, то, скорее всего, зарплата у него соответственно будет выше.

Узнать о профессии больше можно на видео:

Источник: https://delai-vibor.com/administrator-gostinicy-plyusy-i-minusy-professii.html

Юрист на связи
Добавить комментарий